Asiakirjaviestinnän standardit on koottu SFS-käsikirjaan 76. Käsikirjan sisältö
Esite SFS:n Asiakirjaviestintäkomiteasta
Usein kysyttyjä kysymyksiä asiakirjaviestinnästä
• Miksi otsikon molemmin puolin laitetaan tyhjä rivi?
Tyhjä rivi ennen ja jälkeen otsikon parantaa asiakirjan luettavuutta ja nostaa otsikon paremmin näkyviin. Tällöin jo silmäilemällä otsikot läpi saa hyvän kuvan asiakirjan sisällöstä.
• Miten asiakirjan asettelun standardi on muuttunut vanhaan versioon nähden?
o Standardin otsikko on muutettu
o Mitat on useimmiten ilmoitettu senttimetreissä millimetrien sijasta
o Standardia on havainnollistettu kuvien avulla.
o Tietokenttiä ovat ylä- ja alareunaan sijoittuvat tunnistetiedot, vastaanottajan osoitetiedot sekä asiakirjan asiasisältö
o Asiakirjan yläreunan tunnistetietoja on täsmennetty ja niiden toistamisen tärkeys joka sivulla tuotu esille. Asiakirjan alareunaan sijoitettavat laatijaorganisaation yhteystiedot ovat osa tunnistetietoja.
o Tunnistetiedot ja otsikot kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja muuten pienaakkosin.
o Lisätty ohjeistusta otsikoinnista, allekirjoituksesta sekä liitteiden, jakelun ja tiedoksi saattamisen merkityksestä.
o Annettu suositus taulukoiden, kuvien tai kaavioiden sijoittamisesta tekstiin, ala- ja loppuviitteistä sekä sisällysluettelon laadinnasta.
• Tarvitseeko/saako riippuvaa sisennystä enää opettaa?
Riippuvan sisennyksen opettaminen on edelleen tärkeää. Erityisesti lyhyissä asiakirjoissa, joissa ei tarvita sisällysluetteloa, riippuvan sisennyksen käyttö on suositeltavaa.
• Mitä ovat välistykset?
Kappalevälistykset ovat tekstinkäsittelyssä asettelua helpottava ja nopeuttava tekijä. Tällöin tyyliin on määritelty, minkä verran tyhjää tilaa ennen ja jälkeen Enter-lyönnin jälkeen jää - näin esimerkiksi kappaleiden välit eli kappalevälistykset hoituvat automaattisesti.
• Mihin logo sijoitetaan?
Logo suositellaan sijoitettavan ensisijaisesti asiakirjan vasempaan yläkulmaan, 1 cm:n suoja-alueen ympäröimänä.
• Miksi asiakirjan otsikot kirjoitetaan pienillä kirjaimilla?
Asiakirjan lukeminen ja tietojen hahmottaminen on helpompaa, kun kaikki tekstit on kirjoitettu samalla tavalla.
• Miten laaditaan kaksikielisiä asiakirjoja?
Suositus on, että asiakirja on yksikielinen. Tarvittaessa siitä tehdään eri versiot useammalle kielelle.
• Mihin yksityishenkilö sijoittaa yhteystietonsa asiakirjassa, esimerkiksi työhakemuksessa?
Yksityishenkilö voi sijoittaa yhteistietonsa joko ylätunnisteeseen, pääosin vasempaan reunaan riveille 1 -4. Myös alatunnisteen käyttö yhteystietojen osalta on mahdollista.
• Mitä tietoja käyntikorttiin tulee ja miten?
Käyntikortissa on pääsääntöisesti seuraavat tiedot: organisaatio, henkilö, titteli (ja osasto), osoitetiedot, puhelin- ja matkapuhelinnumero, mahdollinen faksinumero, sähköposti- ja verkkosivuosoite. Myös muita tietoja (esim. sosiaalisen median tietoja) käyntikortissa voi olla. Lisäksi käyntikortissa näkyy usein organisaation logo.
• Tuleeko suuntanumero edelleen sulkeisiin?
Viestintäviraston suosituksen mukaisesti sulkeita ei suositella käytettävän, vaan suuntanumero on kiinteä osa puhelinnumeroa. Tällöin suuntanumero kirjoitetaan omaksi ryhmäkseen ilman sulkeita, esimerkiksi 09 1234 5678 tai +358 9 1234 5678
• Mikä kirjoitusmuoto on oikein: nimenselvennys, nimenselvennös vai nimen selvennys?
Asiakirjaviestintäkomitea suosittelee käyttämään termiä nimenselvennys.
